يکی از  بخشهای مهم سيستمهای مديريتی مبحث مستندات است. اين بحث در فعاليتهايی مانند جوشکاری که مستندات يکی از پايه های اساسی اجرا, کنترل و بازرسی است, از اهميت بيشتری برخوردار ميباشد. سازندگان علاوه بر الزامات سيستمهای تضمين کيفيت برای کنترل مستندات, جهت دريافت تاييديه از بازرس و يا نماينده کارفرما بايد مستندات مورد نياز را ارائه نمايند.  در فعاليتهای جوشکاری با توجه به نوع و شرايط کار و قرارداد ميتواند مستندات متفاوتی وجود داشته باشد. بعنوان مثال ميتوان به موارد زير اشاره کرد که در بسياری از فعاليتهای جوشکاری موجود ميباشند:

·      گواهينامه ماده

·      دستورالعمل جوشکاری

·      تاييديه دستورالعمل جوشکاری

·      گواهينامه جوشکاران

·      گواهينامه بازرسی و آزمون

از موارد اشاره شده دو آيتم دستورالعمل جوشکاری و گواهينامه جوشکاران جزو مستنداتيست که اغلب سازندگان خود اقدام به تهيه آن مينمايند. ساير موارد معمولا توسط سازمانهای ديگر تهيه ميگردد. البته با توجه به وسعت فعاليتها, يک شرکت ميتواند يک و يا همه مدارک ديگر را نيز خود تهيه نمايد.

با توجه به موارد ذکر شده و مشکلاتی که در بايگانی مستندات مکتوب وجود دارد, نرم افزارهای بانک اطلاعاتی ميتوانند گزينه خوبی جهت تسهيل کار و افزايش کارآيی مستندات باشند. نرم افزارهای متفاوتی در زمينه مستندات جوشکاری توسط شرکتهای معتبر طراحی شده که شايد يکی از معروفترين آنها سری نرم افزارهای WeldOffice  ساخت شرکت TWI  باشد. اما اين نرم افزارها علاوه بر هزينه بسيار بالا, بدليل جامع بودن دارای فيلدهای بسيار زيادی است که ممکن است برای يک سازنده هيچگاه مورد استفاده قرار نگيرد, در اينصورت سازنده مجبوراست مکانهايی را در فرم خالی رها کند که از نظر فنی وجهه خوبی ندارد. محدوديت ديگری که اين برنامه های جامع دارند اينست که استفاده کننده مجبور است فرمت مستندات خود را با فرمت نرم افزار مطابقت دهد. بنابراين بهترين شيوه آنست که هر شرکت با توجه به شرايط کاری خود نرم افزار خاص خود را طراحی نمايد تا از مشکل فيلدهای اضافی و تغيير فرمها پرهيز نمايد.

در اينجا يک نمونه نرم افزار طراحی و بايگانی فرمهای دستورالعمل جوشکاری و گواهينامه جوشکاران را لينک داده ام که ميتوانيد دانلود نماييد. اين نرم افزار با اکسس نوشته شده و کسانی که با اکسس آشنايی دارند ميتوانند با ايجاد تغييراتی آنرا با نيازهای شرکت خود مطابقت دهند.